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Während meiner mehr als 20-jährigen Karriere in der Lohn- und Gehaltsabrechnung wurde ich oft gerufen, um bei der Behebung einer defekten Lohn- und Gehaltsabrechnung zu helfen. Während meiner Zeit habe ich vier Hauptbereiche entdeckt, die die Integrität einer Gehaltsabrechnung beeinträchtigen können.

- Besetzung - Funktion - Ablauf - Planung

Dies sind die vier Säulen einer großartigen Lohn- und Gehaltsabrechnung. Payroll ist mehr als nur ein zweiwöchentliches Ereignis, das alle 14 Tage auf magische Weise stattfindet.

Integrität und Ehrlichkeit müssen vorhanden sein, die das unausgesprochene Vertrauen in den Umgang eines Unternehmens mit seinen Mitarbeitern stärken. Für Arbeitnehmer ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Darstellung des Wertes, den der Arbeitgeber auf ihren Beitrag legt. Wenn Mitarbeiter falsch bezahlt werden und eine schnelle Abwicklung erfolgt, kann dies als geringfügige Störung oder Unannehmlichkeit empfunden werden. Niemand ist begeistert, aber es wird kein Schaden angerichtet, oder?

Was ist, wenn es mehrmals vorkommt und nicht schnell korrigiert wird? Oder schlimmer - niemand weiß, wie man es korrigiert und es dauert Wochen oder sogar Monate. Fehler wie dieser setzen das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Ihr Team und das gesamte Unternehmen außer Kraft. Um Ihre defekte Gehaltsabrechnung zu reparieren, müssen Sie proaktive Maßnahmen ergreifen, um weiteren Schaden zu verhindern und den zukünftigen Erfolg sicherzustellen.

Besetzung - Bewerten Sie Ihr Team

Der erste Schritt bei der Festlegung Ihrer Gehaltsabrechnung ist die Bewertung Ihres Teams. Personalfragen waren einer der Hauptgründe, warum ich von Organisationen um Hilfe gebeten wurde. Eine Managerin, die ohne Vorankündigung gekündigt hat, um ihren Langstreckenfreund in Deutschland zu heiraten; der Spezialist, der wegen Unterschlagung von Geldern freigelassen wurde; Eine Firma, die von einem ausländischen Unternehmen gekauft wurde und keine Ahnung hat, wie die Angestellten bezahlt werden sollen, wird weiter aufgeführt.

Stellen Sie sicher, dass Sie nicht Teil des Personalproblems sind, bevor Sie jemanden vom College entlassen oder ein neues, talentiertes Kind einstellen. Stehst du mit deinem Team zusammen, wenn etwas schief geht? Sprechen Sie, wenn jemand ständig einen Termin verpasst? Gewähren Sie Zeit für Weiterbildung und Cross-Training? Sind Sie unterbesetzt, aber versuchen, ein paar Dollar in Ihrem Budget zu sparen? Wissen Sie wirklich, was Ihr Team täglich macht? Das Beantworten solcher Fragen ist der Schlüssel zum Aufdecken der Wurzeln Ihrer Gehaltsprobleme.

Funktion - Untersuchen Sie die Funktion der Personalabrechnung

Der nächste Schritt besteht darin, die Funktion Ihrer Gehaltsabrechnung zu überprüfen und festzustellen, ob das System ordnungsgemäß eingerichtet ist. Die Abrechnungsfunktionalität hängt davon ab, wie Ihr System entwickelt wurde. Alles, was in die Gehaltsabrechnung geht, hat eine Erklärung. Jeder der Verdienstcodes muss ordnungsgemäß nach dem entsprechenden Zeitplan besteuert werden und über die korrekte Bestimmung seiner Berechtigung in den Abzügen des aufgeschobenen Vergütungsplans verfügen.
Abzüge können vor oder nach Steuern erfolgen, aber was passiert wo und warum? Fügen Sie dann PTO-Pläne, Rückstellungen, Hauptbuchkonten, Leistungslieferantenakten, Bank- und Steuereinlagen hinzu. Wenn ein Element falsch eingestellt ist, kann dies zu einem Schneeballeffekt von Fehlern führen.
Überprüfen Sie jedes Stück, bis Sie sicher sind, dass alles so ist, wie es sein sollte. Wenn Ihnen das Fachwissen fehlt, wenden Sie sich an a Berater, vernetzen oder folgen Sie Gehaltsgruppen, um Antworten zu finden. Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter geschult sind, damit sie die Probleme lösen können. Nichts kann über Nacht behoben werden. Erstellen Sie daher eine Liste mit Bedenken, und gehen Sie diese nacheinander an.

Prozess - Untersuchen Sie den Abrechnungsprozess

Woher kommen deine Zeitdateien? Befolgt Ihr HR-Team die Frist für diese einmaligen Zahlungsanforderungen? Wie viel Kündigung bekommen Sie für eine Kündigung? Ist diese Herstellerdatei immer zu spät oder falsch? Ist Ihr Computer abgestürzt, weil er älter ist als die meisten im Unternehmen? Ist der Zahltag nur noch 2 Tage entfernt und die Personalabteilung hat die neuen 4-Sommerpraktikanten noch nicht im System eingetragen? Hatten Sie an diesem Tag sechs Sitzungen und keine Zeit, die Gehaltsabrechnung vor Ablauf der Frist zu prüfen? Haben Sie Gehaltslisten, von denen Sie hoffen, dass sie niemals für eine Prüfung ausgewählt werden?

Sie müssen einen Abrechnungsprozess erstellen, der effizient und kontrolliert ist und dennoch die Bedürfnisse der Mitarbeiter, des Managements, der Personalabteilung und der Finanzabteilung unterstützt. Die einzige Möglichkeit, ein Problem in Ihrem Prozess zu beheben, besteht darin, jeden Schritt auf dem Weg zu verstehen, von wo Ihre Informationen stammen und wie Ihr Team alles zusammenführt.

Informieren Sie sich über die Vergütungsrichtlinien Ihres Unternehmens und dokumentieren Sie alle Schritte und Verfahren, denen Ihr Team folgt. Erstellen Sie ein Lohnbuch, das jeden Schritt gut darstellt. Schauen Sie sich die Zeitpläne und das Timing jeder Veranstaltung an. Ist der Prozess, in dem Sie die Gehaltsabrechnung durchführen, zeitnah und reibungslos oder hastig und schmerzhaft? Wann haben Sie das letzte Mal zu einer Last-Minute-Anfrage Nein gesagt? Haben Sie einen logischen Genehmigungsprozess? Sprechen Sie mit Ihrem Team, um zu verstehen, was es tut, um weitere Informationen darüber zu erhalten, welche Änderungen vorgenommen werden müssen.

Plan - Erstellen Sie einen Plan

Sie können ein kompetentes Team, ein perfekt eingerichtetes System und einen klar definierten Prozess haben, aber keinen übergeordneten Plan. Niemand folgt den Regeln, der Zeitplan wird oft auf Anfrage des oberen Managements angepasst und jeder Tag bringt eine neue Überraschung, von der keine Torte ist. Nichts ist dokumentiert, Urlaub wird geheim angefordert und die große Bonus-Gehaltsliste droht.

Die Planung ist so einfach oder so komplex, wie Sie es zulassen. Wie können Sie feststellen, ob ein neuer Mitarbeiter eine Woche auf die Zahlung warten muss? Wie sieht der Abrechnungskalender aus? Wann ist der letzte Tag, an dem Sie Ihre W-4 ändern müssen, bevor die Gehaltsabrechnung geöffnet ist?

Treten Sie zurück und schauen Sie sich das Jahr an. Haben Sie zum Jahresende Zeit für die Prüfung und Überprüfung eingeräumt? Sind Sie bereit für ein Audit? Haben Sie Teambesprechungen oder Anrufe geplant, um zu besprechen, was in den nächsten Wochen passiert? Wenn Mitglieder Ihres Teams Urlaub machen, werden die anderen gegenseitig geschult, um sie zu unterstützen, während sie auf PTO sind? Könnten Sie die Arbeit noch erledigen, wenn jemand einen medizinischen Urlaub benötigt oder gekündigt hat? Wenn ein Plan vorhanden ist, werden Katastrophen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung verhindert, wenn verschiedene Umstände eintreten, und zukünftige Fehler vermieden.

Das Beheben einer defekten Gehaltsabrechnung erfordert Zeit und Ehrlichkeit. Überfordern Sie sich nicht, indem Sie versuchen, alles auf einmal zu ändern. Erstellen Sie eine Liste mit Problemen und priorisieren Sie sie entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens. Binden Sie Ihr Team in den Plan und den Prozess ein. Lassen Sie sie Teil der Lösung sein. Unterstützen Sie Ihr Team und vergessen Sie den Kuchen nicht.